Rufe nach einer umfassenden Entbürokratisierung der öffentlichen Verwaltung sind zwar politisch opportun, führen aber leider viel zu selten zu notwendigen tiefgreifenden Maßnahmen. Eine Debatte, die sich vielmals an Buzzwörtern aufhängt, ist wenig zielführend und wird dem akuten Bedarf nach Reformen in keinster Weise gerecht. Aufgabe und Verantwortung des Gesetzgebers muss es nun sein, diesen Reformwillen auch personell in den Behörden der Nation aufgehen zu lassen.
Die Jungen Liberalen Niedersachsen sind deshalb überzeugt, dass Stellen für sogenannte Lean-Manager in den verschiedenen Verwaltungseinheiten geschaffen werden müssen. Deren Aufgabe soll es sein, behördenspezifische bestehende Prozesse stringent zu vereinfachen.
Lean Management ist eine Managementphilosophie, die darauf abzielt, die Prozesse in einer Organisation kontinuierlich zu verbessern und Verschwendung zu reduzieren. In einer öffentlichen Verwaltungseinheit kann Lean Management dazu beitragen, eine effizientere und kosteneffektivere Organisation aufzubauen, die bessere Ergebnisse für die Bürgerinnen und Bürger liefert. Das Ziel ist hierbei nicht, konkurrierende und inkongruente Strukturen zwischen harmonierenden Behörden zu schaffen, sondern insbesondere unnötige und behördenspezifische Arbeitsweisen aus dem Weg zu räumen.
Von besonderer Bedeutung sind aus Perspektive Jungen Liberalen vor allem folgende Punkte des Lean Managements:
- Identifizierung von Verschwendung: Der erste Schritt besteht darin, die Prozesse in der Verwaltung zu analysieren, um unnötige Schritte oder Ressourcenverschwendung zu identifizieren. Dazu gehören zum Beispiel Doppelarbeit, Wartezeiten, Lagerhaltung von Dokumenten oder unnötige Wege.
- Prozessoptimierung: Basierend auf der Analyse der Prozesse werden Verbesserungspläne erstellt, um die Effizienz zu verbessern. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass man bestimmte Prozesse automatisiert, Abläufe schlanker gestaltet oder Aufgaben anders verteilt.
- Schulung der Mitarbeiter: Um die Umsetzung der neuen Prozesse und Arbeitsweisen zu erleichtern, sollten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechend geschult werden. Hier kann man auch Schulungen zu Lean-Methoden und -Tools anbieten.
- Überwachung der Fortschritte: Der Fortschritt der Implementierung der Verbesserungspläne sollte laufend überwacht werden, um sicherzustellen, dass sie den gewünschten Ergebnissen entsprechen. Hier können auch Kennzahlen oder Scorecards eingesetzt werden.
- Kulturwandel: Lean Management erfordert auch eine Kulturveränderung innerhalb der Organisation, um kontinuierliche Verbesserungen zu fördern. Das kann bedeuten, dass man die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermutigt, Verbesserungsvorschläge einzubringen, Feedback einzuholen und Probleme anzusprechen.
Deshalb fordern wir:
- Einen Lean-Manager pro Verwaltungseinheit oder je nach Größe für einen Zusammenschluss von Verwaltungseinheiten, der in seiner Einheit die bestehenden Prozesse analysiert und optimiert. Weiterhin soll er als Ansprechpartner für kommende und bereits im Gange befindliche Verwaltungsmodernisierungsoffensiven des Gesetzgebers als Ansprechpartner vor Ort fungieren.